Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Kas ir komunikācijas procesa soļi un modelis?



What is Communication Process Steps & Model

Ikreiz, kad divi vai vairāki cilvēki apmainās ar ziņojumiem, viņi iesaistās pamata komunikācijas procesā. Izklausās vienkārši, vai ne? Tomēr komunikācijas process patiešām ir diezgan sarežģīts. Tam ir ne tikai vairākas sastāvdaļas, bet ziņojuma skaidrību un kontekstu var ietekmēt gan pozitīvi, gan negatīvi vairāki faktori.

Ir svarīgi izprast komunikācijas procesu, lai varētu efektīvi komunicēt un izvairīties no nepareizas interpretācijas. Šajā rakstā mēs apskatīsim komunikācijas komponentus un komunikācijas procesa modeli. Tad mēs izpētīsim organizatoriskās komunikācijas pieejas un procesus. Visbeidzot, mēs apspriedīsim e-pasta saziņas procesu.

Satura rādītājs


  • 1 Komunikācijas komponenti
    • 1.1. Konteksts
    • 1.2 Sūtītājs / kodētājs
    • 1.3. Ziņa
    • 1.4 Vidēja
    • 1.5 uztvērējs (dekodētājs)
    • 1.6. Atsauksmes
  • 2 Komunikācijas procesa modelis
    • 2.1. Pieci galvenie posmi komunikācijas procesa modelī
  • 3 Organizācijas komunikācijas pieejas un procesi
    • 3.1. E-pasta komunikācijas process
    • 3.2. Jūsu e-pasts ir precīzs
  • 4 Secinājums
    • 4.1. Saistītās ziņas

Komunikācijas komponenti

Komunikācija ir verbālu un neverbālu ziņojumu apmaiņas process. Mēs varam identificēt komunikāciju, definējot tās komponentus šādi:

Konteksts

Konteksts ir vide, kurā notiek komunikācija, un tā ietver organizāciju, kultūru un sabiedrību. Turklāt ārējie stimuli, piemēram, tikšanās, gadījuma rakstura sarunas, e-pasti, piezīmes utt., Un iekšējie stimuli, piemēram, viedokļi un emocijas, ietekmē kontekstu. Tikai tad, ja ņem vērā visus konteksta aspektus, var efektīvi sazināties.


Sūtītājs / kodētājs

Sūtītājs saziņai izmanto vārdu, simbolu, grafiku un attēlu kombināciju. Runātājs ir kodētājs mutiskās komunikācijas kodētājs, un rakstnieks ir kodētājs rakstiskā komunikācijā.



Ziņa

Informācija, ar kuru apmainās sūtītājs un saņēmējs, rada tīšu vai netīšu ziņojumu. Lai ziņa būtu saprotama, ziņas nosūtītājam ir jāņem vērā konteksts. Turklāt ziņojumā jābūt skaidrai valodai ar visām nepieciešamajām definīcijām, piemēriem vai grafiku, lai nodrošinātu izpratni.

Vidēja

Vide - kanāls, caur kuru tiek nosūtīts ziņojums - var būt elektroniska, skaņa vai drukāta. Plašsaziņas līdzekļa izvēli ietekmē:

  • Attiecības starp sūtītāju un saņēmēju
  • Ziņojuma būtība

Izmantojiet mutisku līdzekli, kad jūsu ziņojums ir steidzams, personisks vai ja ir nepieciešama tūlītēja atgriezeniskā saite. Izmantojiet rakstisku informācijas nesēju, ja tas ir tehnisks, formāls vai ja tas ir jādokumentē.


Uztvērējs (dekodētājs)

Komunikācijas klausītājs vai lasītājs interpretē ziņojumu. Uztvērēju ietekmē konteksts, kā arī ārējie un iekšējie stimuli. Ja saņēmējam ir neobjektīvi viedokļi vai nepareizi priekšstati, iespējams, ziņojums nav saņemts pareizi. Attieksme un personība ietekmē arī saņēmēju.

Atsauksmes

Atgriezeniskā saite ir uztvērēja reakcija - viņu reakcija uz saziņu. Klusums var būt atgriezeniskās saites veids, vai saņēmējs var atbildēt mutiski vai rakstiski. Atsauksmes tiek izmantotas, lai apstiprinātu, ka ziņojums ir saprasts un vai ir veiktas visas nepieciešamās darbības.

Visiem komponentiem efektīvi jādarbojas kopā, lai komunikācijas process būtu pilnīgs un nodotu paredzēto ziņojumu.

Komunikācijas procesa modelis

Communication Process Model


Komunikācijas process attiecas uz informācijas (ziņojuma) apmaiņu starp diviem vai vairākiem cilvēkiem. Lai šī apmaiņa būtu veiksmīga, abām pusēm jābūt iespējām apmainīties ar informāciju un saprast viena otru. Komunikācija neizdodas, ja kāda iemesla dēļ informācijas plūsma ir bloķēta vai ja tie, kas mēģina sazināties, nespēj sevi saprast. Lai saprastu tikai to, kas ir komunikācija - tās mērķi un vērtību -, mums ir jāsaprot komunikācijas procesa modelis.

Pieci galvenie posmi komunikācijas procesa modelī

1. darbība Pirms iesaistīties komunikācijā vai sākt nodot ziņu, nospraudi savus mērķus.

  • Kas ir / ir mērķis (-i)?
  • Kā jūs vēlaties, lai persona, kas saņem ziņojumu, rīkotos, kad viņa ziņojumu saprot?
  • Kāpēc vēstījums ir svarīgs?

2. darbība Nosakiet saziņas uztvērējus (mērķauditoriju).

  • Ļauj pielāgot jūsu ziņojumu optimālai izpratnei.
  • Ļauj atlasīt mērķauditoriju tiem, kas piemēroti jūsu ziņas saņemšanai.

3. darbība Izvēlieties savu saziņas metodi.


  • Padariet savu izvēli par to, ko jūs mēģināt sasniegt.
  • Apsveriet uztvērēja (-u) prasmju līmeni.
  • Izvēlieties piemērotu veidlapu, t.i., tālruni, e-pastu, power point prezentāciju utt.

4. solis Apsveriet savu uztvērēju (-us).

  • Jūsu uztvērēja (-u) kompetences un izpratnes līmenis.
  • Kā viņi vislabāk apgūst un saņem informāciju, t.i., vizuāli, mutiski utt.
  • Apvienojiet saziņas metodes, lai apmierinātu visu uztvērēju vajadzības, t.i., izdales materiālus ar vārdiskiem paskaidrojumiem.

5. darbība Saskaņojiet saziņu ar saņemtajām atsauksmēm.

  • Jāmeklē vienprātība izpratnē
  • Mainiet ziņojumu, saziņas veidu, stilu, signālu utt., Tiklīdz tiek saņemta atgriezeniskā saite.

Komunikācijas procesu var ietekmēt tas, kā informācija tiek pārsūtīta, saņemta un interpretēta divējādi:

  • Troksnis . Jebkāda veida traucējumi, kas ietekmē nosūtīto, saņemto vai saprasto ziņojumu.
  • Fizioloģiskais troksnis. Traucējumi, ko izraisa domāšana un sajūta, t.i., nogurums, galvassāpes, izsalkums vai citi faktori.
  • Fiziskais troksnis . Vides traucējumi, piemēram, citu radīts troksnis, pūļi, augsta vai zema temperatūra un spilgts vai vājš apgaismojums.
  • Psiholoģiskais troksnis . Cilvēka pašsajūta un personība ietekmē to, cik efektīva ir komunikācija un interpretācija, t.i., aizsardzības jūtas, raizes vai aizspriedumi.
  • Semantiskais troksnis . Lai komunikācija notiktu, vārdi ir savstarpēji jāsaprot. Tehniskā valoda vai žargons var radīt neskaidrības.
  • Konteksts . Stāvoklis un fiziskā, kultūras vai sociālā situācija, kurā notiek saziņa, var ietekmēt veiksmīgu informācijas apmaiņu.

Komunikācijas procesa modelis palīdz mums noteikt, kas ir iesaistīts komunikācijā un kam jānotiek. Tā ir sistēma, uz kuras mēs varam izveidot veiksmīgu individuālo un organizatorisko komunikāciju.


Organizatoriskās komunikācijas pieejas un procesi

Organizational Communication Approaches and Processes

Lai arī pastāv daudzas organizatoriskās komunikācijas definīcijas, mūsu vajadzībām mēs definēsim organizatorisko komunikāciju kā ziņojumu sūtīšanu un saņemšanu noteiktā vidē vai vidē (organizācijā), lai sasniegtu kopīgus, individuālus mērķus savstarpēji saistītu cilvēku starpā.

Organizatoriskās komunikācijas process ietver ziņojumu nosūtīšanu un saņemšanu rakstiski (neverbāli) vai personīgi (verbāli). Liela daļa organizatoriskās komunikācijas ir saistīta ar informācijas pārsūtīšanu. Tomēr sarežģītākai komunikācijai, piemēram, konfliktu risināšanai, ir nepieciešama spēja apstrādāt jēgu un risināt sarunas, izmantojot organizācijas noteikumus.

Neatkarīgi no tā, vai komunikācija tiek uzskatīta par vienkāršu vai sarežģītāku, lai saprašana notiktu, ziņojumam jābūt skaidram, kodolīgam un jāizvairās no politiski vai kulturāli atstumtas valodas. Organizācijām jāmodelē efektīvas komunikācijas prasmes:

  • Intervēšana
  • Pozitīvu darba attiecību veidošana
  • Darbības novērtēšana
  • Konfliktu risināšana
  • Lēmumu pieņemšana
  • Stresa vadība
  • Organizatoriskā socializācija
  • Individuālās un grupu prezentācijas
  • Saziņa ar ārēju publiku

Organizatoriskā komunikācija ir atkarīga no konteksta un kultūras viedokļa, jo cilvēki ziņojumus un informāciju pārsūta rakstiski, elektroniski un klātienē. Organizācijas raksturs un funkcija (konteksts) ietekmē komunikāciju. Turklāt katrai organizācijai ir sava unikālā kultūra. Lai komunikācija organizācijā būtu veiksmīga, gan kontekstam, gan kultūrai jāsakrīt un jāstrādā kopā.

Organizatoriskā komunikācija veido attiecības iekšēji ar organizācijas locekļiem un ar ārējo sabiedrību. Organizācijas panākumi ir atkarīgi no tās dalībnieku spējas efektīvi komunicēt. Darbiniekiem nepieciešama prasme būt prasmīgiem publiskās prezentācijas, klausīšanās un starppersonu komunikācijas jomā, lai veiksmīgi sazinātos organizācijā. Veiksmīga organizācija nodrošinās apmācību, lai nodrošinātu darbinieku panākumus.

Organizatoriskā komunikācija organizācijām sniedz labumu vairākos veidos:

  • Personāla aklimatizēšana izmaiņām
  • Procedūru, politikas un noteikumu uzdevumu pabeigšana, kas atbalsta nepārtrauktas, ikdienas darbības
  • Veic uzdevumus, kas saistīti ar pārdošanas, pakalpojumu un ražošanas īpašajām lomām un atbildību
  • Attiecību veidošana veiksmīgai komunikācijai, ņemot vērā gandarījumu par darbu, morāli un individuālo attieksmi
  • Pārvaldības darbību plānošana, koordinēšana un kontrole

Darbinieku komunikācijas attīstīšanai un pilnveidošanai ir svarīgi izprast organizatoriskās komunikācijas pieejas un procesus. Katrai organizācijai jādefinē sava pieeja efektīvai komunikācijai, jādefinē procesi, kurus tās veiks, lai uzlabotu gan iekšējo, gan ārējo komunikāciju.

Organizācijām jābūt kompetentiem komunikatoriem veiksmīgai ikdienas darbībai. Sākot ar uzņēmuma tīmekļa vietni, izmantojot darbinieku rokasgrāmatu, līdz darba izbeigšanas intervijai, katram organizācijas komunikācijas aspektam ir jāstrādā kopā, lai paziņotu organizācijas ieceri, kultūru un saistības gan iekšējam, gan ārējam personālam.

E-pasta komunikācijas process

E-pasts ir izvēle, ko daudzi izdara kā līdzekli, ar kuru piegādāt ziņojumu. Lai arī tas ir ātrs un samērā ērts lietošanā, jāpārliecinās, ka viņi saprot e-pasta saziņas procesu un mērķi, lai to efektīvi izmantotu.

E-pasta komunikācijā ir pieci komponenti:

# 1 Sūtītājs

Veiksmīgai e-pasta komunikācijai nepieciešams, lai sūtītājs (ko sauc arī par avotu vai komunikatoru) kodētu ziņojumu ar grafiku, simbolu, vārdu un attēlu kombināciju, lai sasniegtu vēlamo atbildi.

# 2 uztvērējs

Saņēmējs (tulks) saprot sūtītāja e-pasta ziņojumu, to atkodējot un interpretējot.

# 3 Ziņa

E-pasta ziņojums vai saturs ir informācija, kuru sūtītājs vēlas nodot saņēmējam.

# 4 Vidēja

Vide, ko sauc arī par kanālu, ir līdzeklis, ko izvēlas pārsūtīt ziņai. Izmantojot e-pastu, vide ir dators vai mobilais tālrunis.

# 5 atsauksmes

Kad e-pasts ir veiksmīgi nosūtīts, saņemts un saprasts, par atbildi tiek uzskatīta jebkura atbilde, kas norāda uztvērēja izpratni - mutiski vai rakstiski. Atsauksmes palīdz mums noteikt, vai esam sasnieguši savu mērķi.

E-pasts ļauj ērti sazināties ar citiem jebkurā laikā un vietā, īpaši līdz ar viedtālruņa parādīšanos. Turklāt saņēmējam ir iespēja nekavējoties atbildēt. Tomēr līdztekus šīs saziņas metodes priekšrocībām rodas arī dažas problēmas. Mums jāatceras, ka e-pasts ir saziņas līdzeklis, un tas nedrīkst ļaut tam virzīt mūsu darbības, bet gan to vajadzētu izmantot mūsu komunikācijas mērķu sasniegšanai. Lai to izdarītu:

Esiet e-pasts kodolīgs

Cilvēki sagaida, ka e-pasta komunikācija ir tieša un precīza. Pirmajām dažām rindiņām jāpaziņo par jūsu e-pasta nodomu un jāinformē saņēmējs, ja nepieciešama atbilde, jo daudzas sistēmas ļauj saņēmējam pirms e-pasta atvēršanas izlasīt e-pasta sākumu.

  • Esiet profesionāls. Nav svarīgi, kam adresēts jūsu e-pasts - jūsu priekšniekam, darbā pieņemšanas vadītājam vai līdzstrādniekam - jūsu saturam jābūt profesionālam tā saturam un sastāvam. Nelietojiet īsziņu sūtīšanas lingo, smaidošas sejas, mulsinošus fontus vai grafiku, kas nav sarunas sastāvdaļa. To darot, jūsu saturs tiks mazāk lasīts un uztverts nopietni.
  • Esi pieklājīgs. Nekad nesāciet e-pastu ar komandu, bet drīzāk izmantojiet apsveikumu, piemēram, “Sveiks” un saņēmēja vārdu. Neizmantojiet visus lielos burtus vai izsaukuma zīmes, jo tas izsaka kliegšanu. Aizveriet savu e-pastu ar “Paldies”, kam seko jūsu vārds.
  • Neļaujiet e-pastam aizstāt tiešu saziņu. Dažas sarunas labāk strādā klātienē. Nelietojiet e-pastu, lai izvairītos no tiešas saziņas. Ja e-pasts nav labākā izvēle saziņai, izvēlieties alternatīvu metodi. Lai e-pasta komunikācija būtu efektīva, tai jābūt skaidrai, kodolīgai un saprotamai. Šis e-pasta saziņas process palīdz garantēt, ka jūsu e-pasts ir efektīvs saziņas līdzeklis.
  • Nosakiet sava e-pasta mērķi. Šādi rīkojoties, jūs varat izlemt, vai jums pat vajadzētu uztraukties nosūtīt ziņojumu. Pārliecinieties, ka jūsu mērķis ir skaidri pateikts pirmajā daļā.
  • Nosakiet, kādas darbības vēlaties veikt e-pasta adresātu saņemšanai
  • Izpildiet uzdevumu, t.i., piezvanīt kādam vai kaut ko pasūtīt.
  • Atbildiet ar pieprasīto informāciju.
  • Izlasiet e-pastu bez atbildes.
  • Izlemiet, vai jums nepieciešama atbalsta informācija. Identificējiet un pievienojiet visu papildinošo dokumentāciju vai informāciju.
  • Izmantojiet tēmas rindu, lai apkopotu sava ziņojuma nodomu. Pēc e-pasta sastādīšanas aizpildiet tēmas rindu. Pārliecinieties, ka jūsu ziņojuma saturs ir apkopots, jo tas mudina saņēmēju atvērt un atbildēt uz jūsu ziņojumu.

E-pasta komunikācijai ir nozīmīga loma ikdienas darbā, tā bagātina un atvieglo uzņēmējdarbību ar iespēju apmainīties ar informāciju neatkarīgi no atrašanās vietas un laika. Tomēr darbinieki bieži sūdzas par lielu e-pastu daudzumu, ko viņi saņem un ar kuriem viņiem jārīkojas. Turklāt spēja jebkurā laikā izmantot e-pastu nozīmē, ka darbiniekiem bieži ir laiks prom no darba, kas pārtraukts ar organizatoriskiem e-pastiem. Darbiniekiem ir nepieciešama personīga kontrole, lai izvairītos no stresa, kas saistīts ar darbu, un tas attiecas arī uz spēju saņemt un atbildēt uz e-pastiem, kad un kad tas ir piemērots.

Secinājums

Komunikācija ir gan verbālu, gan neverbālu ziņojumu pārsūtīšanas un saņemšanas process. Tā kā efektīva komunikācija ir dialogs, nevis monologs, tas ir efektīvs tikai tad, ja tas no uztvērēja rada vēlamo atbildi. Lai būtu veiksmīgs komunikators, ir pienācīgi jānodod informācija, domas un jūtas tādā veidā, lai motivētu, mācītu un informētu citus. Jāizvēlas vislabākais medijs, jāzina saņēmējs un jāizmanto atgriezeniskā saite, lai pārraudzītu saziņas efektivitāti un attiecīgi modificētu. Šajā rakstā sniegtās informācijas un rīku izmantošana var palīdzēt saprast un izmantot komunikācijas procesu, lai tas būtu efektīvs komunikators.